יום שני, 10 בדצמבר 2012

זמן!!!


למי מאיתנו יש זמן פנוי? למי מאיתנו יש יותר מידי זמן שהיא ממש מחפשת מה לעשות איתי? אם שני המשפטים האלו הצחיקו אותך את במקום הנכון!

אני ממשיכה עם 8 ימי נס פח השמן, ומה יותר מתאים לנס השני אם לא זמן! כבעלות עסקים הזמן שלנו סופר סופר מוגבל, בעיקר אם יש לנו משפחה וילדים ואז בכלל כל דקה מחושבת היטב. אז אני מקווה בפוסט הקרוב לעזור לכל אחת ואחת מכן לראות איך היא מצליחה לנהל את הזמן הקצר שיש ואת המשימות הרבות מצד שני.

גם הפוסט הזה הוא חלק מתוכן הקורס "מכישרון גדול לעסק גדול" אשר נפתח ב- 15.1 (ההרשמה המוקדמת מסתיימת בעוד שבוע!) ומיועד לבעלות עסקים אשר רוצות ללמוד כיצד לשווק את העסק שלהם ולהפוך את הכישרון והתשוקה לעסק מצליח ומרוויח. אנחנו לא יכולות לדבר על שיווק וניהול עסק מבלי לראות איך אנחנו מנהלת את הזמן שלנו. אנחנו אלו שברוב המקרים עושות את העבודה, מבצעות את כל המשימות ולכן חשוב שנראה איך ניתן לחבר הכל יחד ועוד שיהיה זמן בסוף היום להרים רגליים :).


לרגל החג הכנתי לכן הפתעה מיוחדת עם ירדן גלילי הסופר מוכשרת!!! ובסוף הפוסט תוכלו להוריד ולהדפיס טבלת תכנון שבועי שתעזור לכן בשגרה המאתגרת.

העקרון החשוב ביותר הוא להבין שאנחנו לא הולכות ללמוד איך לעשות יותר, איך להספיק יותר למעשה זה תוצר הלוואי של ניהול זמן נכון. כל הטיפים והסעיפים נועדו לעזור לכן לנצל את הזמן בתבונה, לקצר תהליכים ולהוריד לםועל משימות שאנחנו דוחות ודוחות. ביישום של כל הכלים, גם נרוויח יותר זמן וגם נרוויח איזון ודופק סדיר בחיים.

שגרת עבודה:

* "מספיק"- אתן מכירות את הימים שאנחנו קמות ובטוחות שאנחנו כל יכולות, מכינות קפה ומחליטות שאת כל משימות החודש שלא הספקנו אנחנו עושות היום? לקראת הצהריים אנחנו מתייאשות, מתאכזבות ומתבאסות על עצמנו. זה לא קשור להספק שלנו, אנחנו יכולות להיות סופר דופר יעילות אבל העמסנו יותר מידי. החוק הראשון הוא לדעת להגיד - די מספיק להיום! היומן שלי מלא, יש לי מספיק משימות לטיפול ואת יתר המשימות נשלב בהמשך השבוע. יש להציב רק משימות שאנחנו משוכנעות שנוכל להספיק אותן (ולא! אם את עושה אותן בשלוש לפנות בוקר- זה לא נחשב כהספק יעיל!)

*15 דקות הקסם-  אנחנו אוהבות "למקבל", כלומר לעשות כמה דברים במקביל, למען האמת אנחנו די טובות בזה. אבל לא עוד! מחקרים מצאו שאנשים שנוטים למקבל נוטים לעשות יותר טעיות, לשכוח דברים וגם לחיות באי שקט במהלך השבוע ולכן לא ממקבלים יותר! עושים רק דבר אחד בכל רגע נתון. זו משימה מאד קשה בעידן בו אנחנו כל הזמן זמינות. המכשיר החכם שצמוד אלינו מצלצל כל דקה בין אם זו שיחה, הודעת טקסט, הודעת מייל או בכלל עדכוני פייסבוק וכו'. אז הדרך לעשות משהו אחד בכל פעם חייבת להתחיל בכיבוי "הזמינויות". ממש ככה, אם אתן יושבות בפגישה, דאגו לסגור את המכשיר. בסיום הפגישה ועד התחלת המשימה או הפגישה שאחרי, הקדישו 15 דקות לחזור לטלפונים, לענות להודעות וכך תוכלו להמשיך בסדר היום המתוכנן.

*הפסקות- תתפלאו! 10 דקות הפסקה מעלות את פריון העבודה באלפי מונים. לדבר בנייד זו לא הפסקה, הפסקה זה שקט, זמן להתרענן, למתוח את הגוף ולהכניס אוויר נקי לריאות ולמוח. מסיבה זו ועוד כמה טובות שאין לי כבר מקום לפרט, דאגו לאכול את ארוחת הצהריים שלכן בנחת ובשקט. בסביבה שקטה, קחו דקות לשבת אחרי שסיימתן לעבוד. דאגו לקחת עוד כמה הפסקות קצרות במהלך היום- תגלו שאתן מספיקות יותר.

*"סוכריה אחת ביום"- השגרה מאלצת אותנו להמון אתגרים, מאמצים וויתורים לכן דאגו לפנק את עצמכן בסוכריה אחת ביום. הסוכריה יכולה להיות קפה עם חברה, הליכה עם מוזיקה שאנחנו אוהבות, חוג, סרט או כל דבר קטן שנועד רק לעשות לנו טוב.

*סביבת עבודה- לחלל יש השפעה על אופן ויעילות העבודה שלנו. סדרו לעצמכן סביבת עבודה נעימה, שקטה ומסודרת. סביבה שהיא רק שלכן ודאגו לטפח אותה, לסדר את הניירות והקלסרים. כבדו את המסמכים שלכן ומצאו להם מקום נגיש שתמיד יהיה זמין עבורכן.

 *סופ"ש נטול- סופ"ש נועד למנוחה ומשפחה. למעט מקרים מיוחדים הקפידו להתנתק מהעבודה במהלך חגים וסופי שבוע. בעולם כולו  מצליחים לשמר על שגרת עבודה כאשר סופ"ש ארוך יותר כך שאין שום סיבה שגם אנחנו לא ננצל את ימי החופש פשוט לנוח עם המשפחה והחברים. תגלו שאת ההשראות הכי גדולות שלכן אתן מוצאות במהלך הימים האלו- אז תנסו להתנתק!

 
אחרי שפיתחנו שגרה שמכבדת יותר את הזמן שלנו עכשיו נעבור לתכנון המשימות בתוך שגרת העבודה:

*חשובות לפני דחופות-  אם תבחנו את המשימות שביצעתן היום, את אלו שתיכננתן לבצע היום וגם את אלו שלא הספקתן לבטח תגו שלא טיפלתן בכמה משימות חשובות בגלל משימות דחופות שנפלו לשולחן העבודה. משימות חשובות הן משימות אסטרטגיות לעסק שלנו, שיווק, מכירות, ביצוע, ניהול וכל מה שמתשמע מכך. המישמות החושבות אלו המשימות שאנחנו נתנו לעצמו על מנת לקדם את העסק, להשיג יעדים חדשים ולממש רעיון חדש. המשימות הדחופות אלו לרוב המשימות שפתאום מופיעות ולוחצות עלינו לבצע אותן מיידית.  זו משימה מאתגרת אבל דאגו להבחין בין המשימות החשובות לבין הדחופות ולבצע קודם את המשימות החשובות ורק לאחר מכן את הדחופות. אסביר על ידי דוגמא- אם תיכננתי לשבת  ולכתוב דיוור ללקוחות אשר מזמין אותן לפעילות מאד אסטרטגית של העסק אבל פתאום הסוכן ביטוח התקשר להזכיר לי שאני חייבת לשבת איתו על ההפרשות של סוף שנה וזה ממש דחוף. זה ממש דחוף וחשוב עבורו, ופחות חשוב עבורי. אני אשאל אותו אם אני יכולה לעשות את זה בהמשך השבוע כאשר אפנה לזה זמן מתאים ביום. מצב בו שתי פעילויות של העסק מתנגשות- צריך לזהות את החשובות יותר!

*מתי ומה?- לכל משימה שמונחת על שולחן העבודה שלנו אנחנו צריכות לשאול את עצמנו מה אני צריכה בשביל לבצע אותה פרט לזמן שלי? ומתי אני אעשה אותה? אם אני צריכה לעשות שיחות טלפון ללקוחות אני צריכה להיות במשרד מול המחשב ועדיף שאעשה זאת בבוקר מתי שהלקוחות פנויות לשוחח איתי. באופן זה נוכל לשלב בייעלות את המשימות ביומן שלנו.

* "לראות את הסיום"- משימה בלי דד ליין לעולם לא תתבצע. כאשר אנחנו שמות לעצמנו תאריך סיום על כל משימה אנחנו יכולות לשלוט בקצב העבודה, בהמשכיות שלה וגם יכול לוודא שאנחנו לא דוחות בגלל סיבות אישיות משימות מאתגרות.

*מקבלות החלטה ולא דוחות אותה-  השבוע זה קרה לי מבלי ששמתי לב. קיבלתי מייל ולא ידעתי מה לעשות איתו, סימנתי אותי בדגל אדום וחשבתי שאני אחזור למייל אחר כך. היום גיליתי שלא חזרתי ופספסתי. התלבטתי מה לעשות ובסוף שכחתי ולא עשיתי כלום. אז מה עושים? מקבלים החלטה ומתקדמים. לאורך זמן עדיף שנתרגל לקבל החלטות בזמן אמת ולא נדחה את מועד ההחלטה לזמן מאוחר יותר. אני לא מדברת על החלטות גורליות, אלא אותן החלטות שאנחנו מקבלות מידי יום בנושאים שוטפים של העשייה שלנו.

*זמן שווה כסף- יש רגעים בעסק שאנחנו מרגישות שזה יותר מידי, שבאמת אנחנו לא יכולות לעשות הכל ועוד שנייה המגדל מתמוטט. זה הזמן ללמוד לבקש עזרה! זו יכולה להיות עזרה מחברה בעסק, מקרובי משפחה שישמרו על הילדים כי אנחנו צריכות לסיים כמה דברים בעסק או שזו יכולה להיות עזרה בתשלום. אנחנו מפחדות להתחייב לעובדת אבל לכמה שעות מזדמנות, למה שלא ניקח עזרה? למה שלא יעזרו לנו לצמוח? מי אמר שאנחנו חייבות לעשות הכל ועוד לבד? אם אנחנו בשעה שלנו מסוגלות לייצר יותר כסף מעלות העזרה אז למה לא? זה בסדר לשלם על זמן של עזרה!

* יום מגדלור קבוע- התפקיד של היום הזה הוא רגע לעשות זום אאוט ולראות אם הספקנו הכל, מה המשימות החשובות? מה הפעילות האסטרטיגית ויום זה נועד בעיקר לתכנון נכון של השבוע. לתכנון של הפגישות, המשימות וחלוקת התפקידים. אני ממליצה לעשות את זה ביום ראשון, מתחילים את השבוע עם מבט לכל השבוע ומה שאנחנו רוצות להשיג באותו השבוע.

עכשיו צריך להתחיל ליישם, להגיד לכן שאתן תיישמו את כל המשימות כבר בשבוע הראשון- אין צורך. שנו את ההרגלים שלכן לאט לאט. הרגלים משנים באמצעות צעדים קטנים וכדי שאלו יהיו לכן קלים יותר ירדן גלילי ואנכי הכנו לכן לוח תכנון שבוע חינם! כל שאתן צריכות לעשות הוא להיכנס לקישור ולהדפיס!

להורדת הטבלה-


למי שרוצה לשמוע עוד על הקורס שלי "מכישרון גדול לעסק גדול" מוזמנת להיכנס לקישור. ההרשמה המוקדמת מסתיימת בשבוע הבא ולא כדאי להחמיץ אותה! לנרשמות בהרשמה המוקדמת יש הנחות של עד 750 ש"ח!!!




 




 

8 תגובות:

  1. פוסט מעולה וטבלה סופר שימושית וגם יפה וכיפית לשימוש. תודה. הולכת להדפיס עוד הערב:)

    השבמחק
    תשובות
    1. תודה איריס ונקווה שתעזור לך :)

      מחק
  2. מקסים!!! מדפיסה ומפיצה את הבשורה.
    :)

    השבמחק
  3. לרשומה הזו חיכיתי חודשים, תודה רבה!

    שאלה לי אליך - יש לי כמה חברות עצמאיות שעובדות מדי יום, כולל סופי השבוע. אני תוהה אם מנקודת מבטך המקצועית זו בחירה גרועה כפי שהיא נדמית מנקודת מבטי החברית, ואם כן אשמח לשמוע מדוע.

    השבמחק
  4. אני לא יכולה להחליט מה טוב להן אבל מנקודת המבט שלי יש חיים מחוץ לעסק, ועל ידי עבודה נכונה ומתוכננת אפשר להציב גבולות. סופ"ש נועד למנוחה, גם הגוף, והמוח זקוק לזה. כמו מסאז טוב שרק אחרי שסיימנו הבנו כמה הגוף היה זקוק לזה כך גם במקרה הזה. חופש זה חשוב ואנחנו חיות בחברה שמקדשת את העבודה והזמינות ואם אנחנו לא נציב לעצמנו גבולות נחייה בכאוס בלי גבולות - אז ממליצה לך לגנוב אותן לסופש נטול עבודה ואחרי זה הן יברכו אותך

    השבמחק
  5. מיה!! הקסם בדברים שכתבת אינו בתוכן. כי הרי הדברים ידועים, אבל צריך שמישהו ישים אותם "על השולחן" בבהירות ובחן. ואת זה את עושה כל כך טוב! את מפשטת גם את מה שנראה מסובך כל כך.
    הצבת גבולות, מנוחה, הפסקה, סדר וכ"ו אלו מושגים מוכרים, אבל כל כך קשה ליישם אותם במהלך היום. ובקלות ארוחת הצהריים הופכת לזמן מענה על מיילים, כתיבת הודעות טקסט בין ביס לביס או שכשחושבים על ערימת המטלות המונחת על השולחן נעלם התיאבון...
    הלוח שלך מזמין מאוד. ואנסה בהחלט "לעשות סדר" בעזרתו... ומי יודע אולי אצליח והמילים הפסקה, מנוחה וסדר לא יהיו גסות כל כך? תודה

    השבמחק
  6. מיה - פוסט מדהים ובדיוק בזמן...

    בימים אלו אני מתחילה לאט ובזהירות לחשוב ולשנות את העסק שלי - סטודיו לצילום ועיצוב.

    הטבלה הזו והטיפים שלך זה בדיוק מה שהייתי צריכה כדי לסגור לעצמי כמה פינות בראש מבחינת תכנון נכון והיערכות מבחינת תכנון הזמן שלי..

    מחכה כבר ליום חמישי - לשמוע אותך באינטרנט :)
    תודה!!!
    ותודה גם לירדן על העיצוב המקסים שעושה המון חשק לכתוב בטבלה מדי יום!! :)

    השבמחק
  7. מיה, באת בדיוק בזמן! אני בעיכוב של שבועיים בהם לא עבדתי בגלל מבצע עמוד ענן ופציעה קלה, ועכשיו חופשת חנוכה עם הילדים. והלחץ והעומס בשיא השיאים. הולכת ליישם. כמובן שכבר הדפסתי את הטבלה :-)

    השבמחק